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物業(yè)公司如何做好痕跡管理?
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更新時(shí)間:2022-12-08 13:03:07
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常聽(tīng)到同行或者是物業(yè)前輩說(shuō)這樣一句話,物業(yè)管理其實(shí)就是痕跡管理,那么痕跡管理到底包括哪些內(nèi)容呢?所謂痕跡管理可以分為二個(gè)部分:
一是做任何事情都要有文字記錄;二是在現(xiàn)場(chǎng)要留下管理痕跡。
一
健全各項(xiàng)記錄表格
我們物業(yè)服務(wù)人員整天忙忙碌碌,要是沒(méi)有做好記錄,日復(fù)一日、年復(fù)一年也不知道我們究竟做了些什么事情,日常管理記錄表格可以將我們的管理痕跡記錄下來(lái),這一點(diǎn)我感覺(jué)物管王做的不錯(cuò);另一方面健全各項(xiàng)管理記錄和表格也是為了發(fā)生事故后便于追溯,找出事故責(zé)任人和防止同樣事故的再次發(fā)生,也是作為規(guī)避責(zé)任與風(fēng)險(xiǎn)的一種自我證明方式。
常用的必要記錄表格有下面幾種類型:
1
、驗(yàn)收記錄
各類設(shè)施設(shè)備交接驗(yàn)收記錄表格,包括鑰匙的移交清單等。設(shè)備驗(yàn)收時(shí)存在的問(wèn)題記錄在相應(yīng)的《工程缺陷》表格中,并經(jīng)施工方和業(yè)主方確認(rèn),以便整改以后的再驗(yàn)收或者設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)的責(zé)任追究。
2
、運(yùn)行記錄
運(yùn)行記錄可以分為項(xiàng)目的運(yùn)行記錄和設(shè)備的運(yùn)行記錄二部分。項(xiàng)目運(yùn)行記錄包括如《業(yè)主(或租戶)的入戶登記表》、《業(yè)主(或租戶)用電記錄表》、《客戶信息受理記錄》、《現(xiàn)場(chǎng)施工人員登記表》等等除設(shè)備運(yùn)行以外的記錄表。設(shè)備運(yùn)行記錄包括物業(yè)設(shè)施設(shè)備在運(yùn)行中的正常或異常,各類表計(jì)的讀數(shù)記錄表格等。如:《變電所值班運(yùn)行記錄》、《空調(diào)機(jī)房值班運(yùn)行記錄》、《中央控制室值班運(yùn)行記錄》、《突發(fā)事件記錄及處理結(jié)果》等。
3
、巡檢記錄
隨著新項(xiàng)目越來(lái)越多自動(dòng)化、智能化設(shè)備的應(yīng)用,很多的設(shè)施設(shè)備處于自動(dòng)運(yùn)行、無(wú)人值守的狀態(tài),這就需要我們加強(qiáng)巡檢,提早發(fā)現(xiàn)故障苗頭、及時(shí)解決故障問(wèn)題。如:《水泵房巡檢記錄》、《消防設(shè)備巡檢記錄》、《電梯日常巡視記錄表》等等。
4
、訪客登記
建立訪客登記制度,對(duì)進(jìn)入本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的訪客實(shí)施有效的管理和服務(wù)。關(guān)鍵和重要部位都應(yīng)該設(shè)有《來(lái)訪人員登記錄》,如:服務(wù)前臺(tái)、配電房、中央控制室等。
5
、工作日志
各個(gè)部門(mén)(每個(gè)管理員)都要建立部門(mén)(自己)的《工作日志》,把這一天完成的主要工作,成績(jī)和存在的問(wèn)題等記錄在案。把設(shè)備驗(yàn)收記錄、運(yùn)行記錄、巡檢記錄和訪客登記以外的事件記錄在《工作日志》之中。
6
、設(shè)備臺(tái)賬
各項(xiàng)目通過(guò)建立臺(tái)賬,使得設(shè)備的基礎(chǔ)管理、設(shè)備使用、維護(hù)管理、設(shè)備的故障管理、設(shè)備的維修管理、設(shè)備的安全管理等一目了然,通過(guò)我們的管理,以靠近或者實(shí)現(xiàn)建筑物所配套的設(shè)施的
70
年使用壽命的目標(biāo)。
二
完善現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)識(shí)標(biāo)牌
我們的現(xiàn)場(chǎng)管理不只是搞好清潔衛(wèi)生就可以了。曾遇到的一位業(yè)主是這樣說(shuō)的,在現(xiàn)場(chǎng)不留下管理痕跡,有沒(méi)有物業(yè)公司管理一個(gè)樣,說(shuō)明你們的物業(yè)管理不到位,我們要做到讓進(jìn)來(lái)本區(qū)域的人一看就知道這里有物業(yè)在進(jìn)行著有效的管理。要做到這一點(diǎn)其實(shí)并不難,這就需要我們完善現(xiàn)場(chǎng)的各類標(biāo)識(shí)標(biāo)牌。
1
、制度上墻
各部門(mén)、各崗位有崗位職責(zé)、各設(shè)備房有管理制度都要做成標(biāo)準(zhǔn)式樣懸掛在辦公室和相應(yīng)的設(shè)備房?jī)?nèi)。
2
、設(shè)備編號(hào)
給設(shè)備編號(hào)并且制成銘牌貼在設(shè)備上。如:
1AL1-4
照明配電箱、高區(qū)
1#
水泵、
3#
噴淋泵等等,讓使用者一目了然。
3
、水管流向
生活水、消防水、空調(diào)水主要管路的流向用
;
表明水的流向。
4
、運(yùn)行狀態(tài)標(biāo)識(shí)
運(yùn)行和檢修的設(shè)備都要掛上相應(yīng)的運(yùn)行狀態(tài)標(biāo)識(shí),如:開(kāi)、關(guān)、常開(kāi)、常閉;自動(dòng);禁止合閘,有人作業(yè)等等。
5
、設(shè)備管理和衛(wèi)生包干都有責(zé)任人
設(shè)備上和衛(wèi)生包干區(qū)域的責(zé)任人上墻(或貼在設(shè)備上),并且要落實(shí)檢查制度。
6
、區(qū)域設(shè)置警戒線
危險(xiǎn)地帶用黃黑相間的斑馬線或者隔離欄設(shè)置為警戒線,無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入警戒線內(nèi)。如變壓器室、高低壓配電柜等。
7
、進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)施工人員應(yīng)佩戴施工證
進(jìn)入我們管理區(qū)域的現(xiàn)場(chǎng)的施工人員都應(yīng)該知道本區(qū)域施工的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng),簽訂施工協(xié)議,合法施工證,并要求佩戴接收檢查。
8
、標(biāo)識(shí)和提示語(yǔ)
開(kāi)關(guān)、調(diào)節(jié)器等給予標(biāo)識(shí)或者提示。如:配電室請(qǐng)隨手關(guān)燈等等。
9
、臨時(shí)維修指示牌
在設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維保或者維修過(guò)程中,在設(shè)備醒目處設(shè)置維保工作進(jìn)行中、維修中等指示牌,提示用戶本機(jī)暫停使用并注意安全。
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